Financial due diligence · Dataproces
Van boekhoudpakket naar Power BI en Excel zonder knip-en-plakwerk
Excel en Power BI zijn zelden het probleem bij financial due diligence. Het probleem zit meestal in alles wat nodig is vóór de analyse kan beginnen.
Vraag een financiële analist hoeveel tijd naar echte analyse gaat en hoeveel naar het verzamelen en herstellen van data. Het antwoord is niet altijd comfortabel.
Bestanden opvragen. Nieuwe exports ontvangen omdat een kolom ontbreekt. Werkbladen samenvoegen. Rekeningnummers mappen. Datatypes corrigeren. Klantnamen gelijkzetten. Totalen opnieuw aansluiten. En bij een nieuwe versie een deel van dat werk herhalen.
Dat voorbereidende werk is soms noodzakelijk. Het hoeft alleen niet voor elk DD-dossier opnieuw dezelfde Excel-marathon te worden.
Het klassieke exportproces
Een traditioneel dataproces ziet er vaak ongeveer zo uit:
- de analist stelt een lijst met gevraagde bestanden op;
- de onderneming of boekhouder maakt exports uit verschillende systemen;
- bestanden worden gecontroleerd op perioden, velden en volledigheid;
- tabellen worden manueel opgeschoond en gecombineerd;
- rekeningen en dimensies worden gemapt;
- de resultaten worden aangesloten op bestaande rapportering;
- daarna begint de inhoudelijke analyse.
Wanneer een bronbestand verandert, verschuift of opnieuw wordt aangeleverd, kan een deel van de voorbereiding opnieuw beginnen. Dat verhoogt niet alleen de doorlooptijd. Het maakt ook moeilijker om exact te reconstrueren welke bewerking tot welk cijfer heeft geleid.
Waarom meer Excel niet altijd de oplossing is
Excel blijft een bijzonder krachtige analysetool. Ik lever zelf nog altijd inzichten in Excel op. Het probleem ontstaat wanneer één werkmap tegelijk databron, opschoningsproces, mappinglaag, controledossier én eindrapport moet zijn.
Dan sluipen er risico's in:
- manuele wijzigingen zijn moeilijk herhaalbaar;
- formules verwijzen naar verschillende bestandsversies;
- businesslogica zit verspreid over tabbladen;
- controles worden persoonsafhankelijk;
- een nieuwe periode vraagt opnieuw veel voorbereiding.
De oplossing is dus niet om Excel uit het proces te verbannen. De oplossing is om Excel pas te laten beginnen waar Excel sterk in is: analyseren, controleren en professioneel beoordelen.
Begin zo dicht mogelijk bij de bron
Een veiliger en vlotter proces begint met de beveiligde koppeling met het boekhoudpakket. Wanneer de gegevens daar beschikbaar zijn, kunnen gedetailleerde grootboekboekingen, verkoopfacturen en klantgegevens rechtstreeks opgehaald en gestructureerd worden.
Dat levert drie voordelen op.
1. Minder interpretatie bij de extractie
Je bent minder afhankelijk van iemand die vooraf beslist welke kolommen of tabellen in een export terechtkomen. De relevante brondata kan volgens een vaste structuur worden verwerkt.
2. Dezelfde logica kan opnieuw worden toegepast
Mappings, transformaties en controles hoeven niet bij elke update opnieuw manueel opgebouwd te worden. Dat maakt het proces herhaalbaarder.
3. De link met het detail blijft behouden
Een dashboardcijfer kan teruggebracht worden tot de onderliggende boekingen of facturen, voor zover die gegevens in de bron beschikbaar zijn. Dat helpt de analist om uitzonderingen sneller te onderzoeken.
Automatisering vervangt de financiële analist niet. Ze voorkomt dat zijn expertise verloren gaat aan werk dat telkens opnieuw hetzelfde is.
Power BI én Excel, niet Power BI óf Excel
Bij financial due diligence hebben beide tools hun plaats.
Power BI is sterk in interactieve dashboards, trends, segmentatie en het verkennen van grotere hoeveelheden transactiedata. Een CFO of dealteam kan snel van een totaal naar een specifieke klant, rekening of periode gaan.
Excel blijft vertrouwd voor detailcontroles, eigen berekeningen, scenario's en het delen van analysewerk binnen een dealteam.
Insitely maakt de gestructureerde financiële data daarom beschikbaar in beide omgevingen. Niet om de werkwijze van een ervaren analist te dicteren maar om de afstand tussen boekhoudpakket en analyse veel kleiner te maken.
Wat blijft mensenwerk?
Een vlot dataproces betekent niet dat elke financiële conclusie automatisch juist is. De analist blijft nodig om:
- de scope en definities van de analyse vast te leggen;
- uitzonderlijke transacties te beoordelen;
- verschillen inhoudelijk te verklaren;
- te bepalen welke trends materieel zijn;
- bevindingen te vertalen naar risico, waarde en aankoopbeslissing.
Net daarom is vertrouwen zo belangrijk. De tool organiseert de datalaag. De financiële professional bewaakt de betekenis.
Hoe Insitely dit proces ondersteunt
Wanneer de relevante gegevens in een ondersteund boekhoudpakket beschikbaar zijn, haalt Insitely ze via een beveiligde koppeling op. Voor Belgische dossiers wordt de boekhouddata gekoppeld aan een analysemodel op basis van het Belgische minimum algemeen rekeningenstelsel, het MAR.
De gegevens worden daarna bruikbaar gemaakt voor analyses in Power BI en Excel. Zo ontstaat een controleerbare en herbruikbare basis zonder dat een externe analist eerst dagenlang losse exports moet ombouwen.
Insitely is niet ontstaan vanuit een theoretisch softwaremodel. De nood werd zichtbaar in echte financiële en commerciële data-opdrachten waar ogenschijnlijk eenvoudige DD-vragen vastliepen op ontbrekende structuur en ontoegankelijke brondata.
Een tool waar het kan, expertise waar het nodig is
Niet elk DD-dossier past meteen in een standaardmodel. Soms moeten bijkomende databronnen worden verbonden, ontbreekt een betrouwbare sleutel of vraagt de aansluiting tussen sales en finance extra onderzoek.
In zulke dossiers kun je naast Insitely ook mijn implementatie- en M&A-data-expertise inschakelen. Bijvoorbeeld om:
- de nodige databronnen en sleutels vooraf scherp te krijgen;
- financiële en commerciële datasets betrouwbaar te verbinden;
- mappings, aansluitingen en datakwaliteitscontroles op te zetten;
- dashboards en detailanalyses in Power BI en Excel uit te werken;
- samen met het M&A-team uitzonderingen en datarisico's te onderzoeken.
Niet als vervanging van de M&A-adviseur of CFO maar als gespecialiseerde data- en BI-consultant naast het bestaande team. Insitely blijft mijn kernfocus. De consultancy zorgt ervoor dat ook complexere dossiers op een betrouwbare datalaag kunnen landen.
Hoe smooth loopt jullie DD-dataproces?
We starten niet met een algemene productpresentatie. Eerst bekijken we hoe jullie vandaag data verzamelen, controleren en analyseren. Waar nodig kan ik vanuit mijn consultancy-ervaring mee scherpstellen wat ontbreekt. Daarna toont een gerichte demo hoe Insitely het repetitieve deel van dat proces kan stroomlijnen.
Bespreek jullie DD-proces en plan een gerichte demo
Over Roel Bäumer
Ondertussen 18 jaar data en BI, bij middelgrote tot grote ondernemingen. Met Insitely combineer ik een herbruikbare financiële datalaag met implementatie- en M&A-data-expertise. Waar een dossier extra analyse of maatwerk vraagt, kan ik ook als data-specialist naast het bestaande dealteam worden ingeschakeld.
Lees de praktijkcase: We konden de klanten niet eens tellen